Gestión del Tiempo y la Asistencia | Mejores estrategias de implementación para su organización

Actualizado: 9 jul

WorkForce Software ayuda a las organizaciones a optimizar el proceso de gestión del tiempo y la asistencia.


Sin duda, la mayoría de las organizaciones pueden beneficiarse de una mejor gestión del tiempo y la asistencia, independientemente del tamaño o el campo. Sin embargo, hay algunos desafíos que acompañan a esas mejoras. Los empleados necesitan sentir que su privacidad está protegida y que el sistema se está utilizando para su beneficio.


Cada organización tendrá necesidades de personal únicas y requisitos específicos. Es fácil determinar si su empresa podría beneficiarse de estos programas con algunas preguntas simples como:


  • ¿Puede su sistema existente manejar leyes laborales complejas, reglas de pago y acuerdos contractuales actuales? No todos los programas son lo suficientemente sofisticados o ágiles para navegar estos problemas de cumplimiento.

  • ¿Este sistema proporciona una experiencia positiva para sus empleados? Su plataforma elegida debería ser un beneficio para sus trabajadores, permitiéndoles registrarse, mantener la visibilidad de sus registros y comunicarse con la gerencia sobre cualquier complicación con la asistencia.

  • ¿Su sistema hace que su organización sea más eficiente o menos eficiente? Si requiere una amplia participación administrativa o no proporciona una captura de tiempo precisa, su programa de tiempo y asistencia podría estar costando a su empresa más de lo que se está beneficiando.

Una vez que se respondan estas preguntas, evalúe el software de tiempo y asistencia que puede ayudar a optimizar y automatizar el proceso. No sólo minimiza las horas de trabajo para la evaluación, sino que, con la transparencia adecuada, se puede proporcionar el tipo de equidad y precisión que todo sistema de gestión de tiempo y asistencia necesita.


Revisar datos y procesos

El primer paso para mejorar la gestión del tiempo y la asistencia es identificar las áreas que más necesitan mejorar. El aspecto más obvio sería el cambio de turno cuando un gran número de empleados registran la entrada y la salida al mismo tiempo. Pero ese es sólo uno de los muchos puntos de datos potenciales. En algunos casos, la documentación puede implicar cientos de empleados y años de asistencia.


Identificar tendencias y puntos de datos clave en medio de todo eso puede llevar mucho tiempo y, a menudo, carece de eficiencia. Una solución de software puede recopilar y organizar datos sobre el tiempo y la asistencia de cada empleado, así como también auditar las reglas de asistencia y determinar dónde es más probable que ocurran los problemas. Eso incluye ineficiencias sistémicas donde el flujo de información lento puede estar causando problemas y soluciones DIY que pueden haber sido utilizadas como soluciones alternativas. Una solución eficaz de gestión y tiempo se puede integrar fácilmente en su proceso.


A pesar de lo poderosa que es la automatización, no es una solución mágica y, a veces, puede presentar un conjunto completamente nuevo de desafíos. La clave de cualquier sistema de gestión es saber cuándo utilizar un proceso manual frente a la automatización para una tarea. Como regla general, las tareas repetitivas y tediosas deben automatizarse, o al menos respaldarse con análisis e IA. Con datos precisos en la mano y una buena idea de dónde se podría mejorar un sistema, se puede realizar la planificación para implementar el sistema adecuado para una organización.


Establecer expectativas

Una vez que se han identificado las áreas de mejora, se puede solidificar la alineación de los horarios específicos y los tiempos de asistencia con el plan general de la empresa. Los objetivos se pueden definir con expectativas realistas e hitos medibles establecidos para trazar el progreso.


A continuación, establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) fundamentados, como el aumento de la productividad o la reducción de costos, y tenga una idea sólida del tiempo y los recursos necesarios para lograr cada objetivo. La planificación y ejecución subsiguientes tienden a ser mucho más efectivas.

Con las expectativas definidas, tenga una discusión con sus empleados, incluidos temas sobre políticas y procedimientos para solicitudes de tiempo libre, control de asistencia, recompensas y medidas disciplinarias e información de cumplimiento con respecto a las leyes estatales y federales aplicables.


Además de los métodos estándar para transmitir información de toda la empresa, como: reuniones, correos electrónicos y folletos; preste atención especial a los comentarios proporcionados por los empleados. El personal necesitará acceso a cualquier información que requiera y tendrá la oportunidad de compartir información sobre los detalles del sistema. Este debe ser un proceso continuo para que sus empleados tengan voz en la identificación de problemas y la corrección del curso para seguir adelante.


Los empleados pueden tener una idea de los posibles puntos problemáticos de su parte. Sin embargo, lo importante es que está brindando a los empleados la oportunidad de contribuir al sistema, lo que aumenta el sentido de propiedad y lealtad hacia la empresa. Eso, a su vez, aumenta el compromiso de los empleados y mejora la satisfacción de la experiencia de los empleados en general.


Promover el equilibrio entre el trabajo y la vida

El equilibrio entre la vida laboral y personal es importante para la lealtad y retención de los empleados, especialmente importante para sectores como: la fabricación y la atención médica que dependen de trabajadores calificados y experimentados. Un empleado leal que sabe cómo funciona la organización, genera ahorros de costos en reclutamiento, contratación, capacitación y retención.


Los sistemas de gestión de tiempo y asistencia pueden ayudar a promover el equilibrio entre el trabajo y la vida al limitar las horas extra, y la forma en que implemente el sistema marca la diferencia. Las horas extras causan problemas cuando se trata de controlar el tiempo y la asistencia. Agrega mucha irregularidad a las horas y los días y crea problemas de nómina. Limitar las horas extra puede alentar a los empleados a terminar su trabajo a tiempo y dedicar más tiempo personal. Eso no solo promueve un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida, sino que también ayuda a reducir el agotamiento y los problemas de salud relacionados con el estrés, lo que lleva a menos días de enfermedad y una mejor asistencia en general.


Hazlo accesible

La transparencia y la accesibilidad deben ser partes integrales del sistema de gestión del tiempo y la asistencia de cualquier organización. Los tableros y funciones similares permiten a los empleados verificar las hojas de tiempo, ver el tiempo libre pagado y enviar solicitudes de vacaciones y días de enfermedad. La accesibilidad promueve la confianza con los empleados, reduce las tasas de tardanza, aumenta la productividad y el sistema funciona con mayor eficacia.


Sin embargo, los beneficios van más allá de la accesibilidad. Al permitir que los empleados accedan al sistema para realizar tareas individuales, como la programación, todo el proceso será más completo y preciso. Se cree que hasta el 80% de las hojas de tiempo en la fuerza laboral deben corregirse en algún momento. Más importante aún, al empoderar a los empleados para que accedan a la información por sí mismos, el compromiso de los empleados aumenta y libera tiempo para que la fuerza laboral sea más eficiente. Los empleados también pueden evitar acudir a los gerentes de Recursos Humanos o supervisores inmediatos para obtener la información requerida.


Una vez más, la automatización puede ayudar. Al optimizar el sistema y garantizar que los empleados tengan transparencia y acceso, el proceso se vuelve más preciso y consume menos tiempo. Ahí es donde el software adecuado puede ayudar. La precisión y facilidad de uso de estos programas mejoran fácilmente los esfuerzos manuales, al tiempo que ahorran horas de trabajo. Eso, a su vez, puede acelerar pasos importantes como el procesamiento de nóminas, hacer un mejor seguimiento de las entradas inusuales y garantizar que se sigan de cerca las pautas legales pertinentes. El tiempo ahorrado en la entrada manual no se produce a costa de la eficiencia y los recursos liberados, se pueden utilizar para abordar mejor otros desafíos. Lo mejor de todo es que proporciona la accesibilidad que los empleados necesitan para participar en el proceso ellos mismos.


Ir a lo digital

Históricamente, los avances tecnológicos han tenido un profundo efecto en el mundo de los negocios, y el software de gestión de tiempo y asistencia no es diferente. La tecnología permite mejorar el análisis y la gestión de datos, mientras que el acceso centralizado a la información proporciona acceso universal y mayores niveles de control. El cumplimiento de tiempos y el procesamiento de nóminas también se pueden integrar, proporcionando un ecosistema de software equilibrado que beneficia tanto al empleador como al empleado.

Las funciones similares brindan beneficios adicionales en términos de administrar de manera efectiva las funciones del sistema y brindar a los trabajadores acceso y control sobre la información pertinente. Las funciones de captura de hojas de horas digitales pueden garantizar una nómina precisa sin fugas ni sobre pagos, lo que afecta su resultado final y garantiza que el empleado pueda ver y dar cuenta de todos los aspectos de su cheque de pago.


Los detalles de lo que las organizaciones deben buscar en un paquete de software de gestión de tiempo y asistencia digital probablemente variarán según las necesidades de la organización. Sin embargo, algunas funciones comunes de gestión del tiempo y la asistencia tienen amplias aplicaciones en casi todas las industrias, como:

  • Seguimiento de acumulaciones para facilitar a los gerentes de recursos humanos el manejo de solicitudes individuales.

  • Transparencia y accesibilidad para que los empleados puedan encontrar la información que necesitan y contribuir al éxito del sistema.

  • Optimización de la eficiencia, particularmente de nómina y beneficios.

  • Automatización y flexibilidad combinadas. Las funciones automatizadas pueden facilitar el análisis y la recopilación de datos, lo que un buen sistema equilibrará con la supervisión y el control humanos.

  • Funciones de integración para trabajar en conjunto con otro software que utiliza su organización.

  • Funciones de riesgo de incumplimiento para garantizar que su sistema cumpla con los requisitos legales y contractuales para el sistema.

Workforce Suite: una experiencia moderna

Workforce Suite tiene características dedicadas que hacen que sea más fácil que nunca ejecutar un sistema efectivo de administración de tiempo y asistencia. Puede cumplir fácilmente con todas las reglamentaciones pertinentes mientras simplifica el proceso de actualización del sistema cuando surgen nuevas reglamentaciones. Se pueden realizar integraciones y ajustes para programas y beneficios complementarios, mientras que las funciones de gestión del tiempo y la asistencia ayudan a que toda la organización se sienta más involucrada en el proceso.


El análisis automatizado permite a las organizaciones detectar rápidamente problemas de fugas de nómina y otros impedimentos para el resultado final, lo que ayuda a ajustar los libros de contabilidad y reducir los costos laborales. Los sistemas de nómina y recursos humanos se pueden integrar sin problemas, lo que significa que se pueden usar junto con el resto del ecosistema de software de la organización. Los empleados se benefician de la transparencia y el acceso a sus hojas de horas con accesibilidad desde cualquier dispositivo. Otros beneficios incluyen:

  • Promueva la equidad y elimine la posibilidad de quejas o litigios con la aplicación automatizada y consistente de las políticas de tiempo libre y asistencia.

  • Hacer cumplir los flujos de trabajo de aprobación según el tipo de tiempo libre y otros criterios de calificación.

  • Valide las solicitudes antes de enviarlas contra saldos de tiempo libre proyectados que tengan en cuenta el uso planificado, las reglas de acumulación y los cambios de estado.

  • Rastree y administre sistemas basados ​​en eventos o puntos de asistencia con transparencia y comunicación automatizada cuando se acerquen los umbrales.

Lo mejor de todo es que Workforce Suite se puede adaptar para satisfacer las necesidades individuales de su organización y permite el acceso desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Si está buscando una solución elegante pero efectiva para administrar el tiempo y la asistencia de su organización, comuníquese hoy con el equipo de WorkForce Software y descubra cómo WorkForce Suite puede transformar y optimizar sus procesos de tiempo y asistencia.


Fuente original del blog: Realizado por nuestro partner WorkForce Software, para ver la versión original ingrese a: https://www.workforcesoftware.com/blog/time-and-attendance-management-best-implementation-strategies-for-your-organization/?utm_source=linkedin&utm_medium=organic&utm_campaign=2022_q1_organic_social&utm_content=type_blogs


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