Gestión de horarios de los empleados: ¿Cómo desafiar la "mentalidad anticuada"?

Actualizado: 9 may

Los Gerentes de Recursos Humanos abrumados por la gestión de los horarios de sus empleados, recurren a WorkForce Software para aumentar la eficiencia, mejorar la productividad y modernizar su fuerza laboral.


Determinar cuáles empleados trabajarán en cuál turno suele ser una tarea desafiante para los gerentes. La programación de los empleados requiere que los gerentes comprendan la fuerza laboral de la organización, específicamente el conjunto de habilidades y certificaciones de los empleados, para unir al trabajador adecuado con la tarea correcta.


Diferentes tipos de trabajadores tienen diferentes necesidades. Un enfoque de programación de empleados único para todos, aunque es tentador por el bien de la simplicidad, esencialmente ignora las necesidades de la fuerza laboral.


“Varios aspectos de la gestión de trabajadores sin escritorio o por hora se han vuelto cada vez más sofisticados. Si bien esto ha sido en gran parte el resultado de que las organizaciones desean y necesitan más precisión en el despliegue de trabajadores, los procesos de programación se están llevando a niveles aún mayores de sofisticación por otras razones últimamente. Podría decirse que los nuevos catalizadores están más relacionados con consideraciones centradas en los empleados, como: lo que los empleados quieren y necesitan”.

Steve Goldberg, Vicepresidente y Director de Investigación de Ventana Research

Programación moderna de la fuerza laboral: nuevas capacidades, nueva mentalidad.


Las soluciones de WorkForce Software ayudan a los gerentes a responder rápidamente a las interrupciones en la fuerza laboral, presentando herramientas de programación de empleados justas y predictivas, que recopilan datos valiosos sobre las habilidades y las horas trabajadas de los empleados. Los gerentes, pueden hacer uso de estos datos para satisfacer adecuadamente las necesidades de sus empleados mientras ayudan a crear un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal.


Nuestras herramientas de programación también conservan el enfoque necesario en el cumplimiento, que puede ser un objetivo en constante movimiento. Puede ser difícil hacer un seguimiento de cada detalle para garantizar que las operaciones cumplan con los requisitos reglamentarios. Los programas de programación de empleados correctos pueden ayudar a superar estos desafíos, mantener la organización en cumplimiento y mantener la satisfacción de los trabajadores.


WorkForce Software ayuda a los gerentes a adoptar un enfoque moderno para la programación de los empleados para respaldar completamente a los diferentes equipos de su fuerza laboral. Esto reduce las discrepancias entre los tipos de trabajadores, elimina la competencia innecesaria por horas y disminuye la naturaleza caótica e improductiva de la programación manual de los empleados. El software también puede ayudar a garantizar una combinación productiva de empleados para fomentar la colaboración y abordar tanto las necesidades de la empresa como las de sus trabajadores.


WorkForce Software puede ayudar a modernizar la programación de los trabajadores por turnos (sin escritorio) en una variedad de verticales, que incluyen: industrias de fabricación, comercio minorista, educación, sector público, atención médica y servicios comerciales.


Programación de empleados por nivel de habilidad:

Una forma en que nuestras soluciones modernizan la programación de los empleados es teniendo en cuenta el nivel de habilidad de los trabajadores. Los gerentes, pueden ser estratégicos e intencionales al incluir empleados con más experiencia en los mismos turnos con trabajadores más nuevos. Programando a empleados con fortalezas y debilidades para complementarse entre sí. Esta estrategia crea un entorno equilibrado, donde los compañeros de trabajo aprenden unos de otros.


Además, los gerentes pueden tener en cuenta otros aspectos para asegurarse de programar a los trabajadores adecuados para cada turno. Con las capacidades de programación digital, los gerentes también pueden ver las calificaciones, certificaciones actualizadas y disponibilidad para configurar la programación dinámica de empleados. El uso de estos criterios de competencia ayudará a garantizar que sólo se programen los trabajadores, que son aptos para el trabajo.


Con WorkForce Software, los empleadores tienen acceso a un perfil de trabajador completo que les permite iniciar sesión y actualizar los datos de sus propios empleados. El perfil del empleado rastrea el historial de turnos y otros indicadores de rendimiento. Esta información generada por los empleados también ayuda al sistema a identificar a los trabajadores más adecuados para cada proyecto.


Programación de empleados por múltiples grupos:

Otro beneficio de la solución de WorkForce Software es su capacidad para ayudar con la programación de empleados en diferentes grupos de trabajadores. No todo el trabajo es igual, y las organizaciones pueden tener una combinación de trabajadores por turnos sin escritorio de tiempo completo y tiempo parcial. Cada tipo de empleado tiene diferentes requisitos en horas mínimas y máximas según las leyes laborales. Los programas de gestión de la fuerza laboral permiten a los gerentes garantizar la coherencia y el cumplimiento.


Consideremos varios escenarios para mostrar cómo estas herramientas pueden ayudar con la programación:


Escenario 1: Una tienda minorista con trabajadores a tiempo parcial y tiempo completo, incluidos dos gerentes:

WorkForce Software calcula la cantidad de trabajadores a tiempo parcial para programar cada turno en función de las tareas requeridas y las horas necesarias. Un proyecto que requiere 25 horas podría ser completado en un día por cinco trabajadores a tiempo parcial, cada uno trabajando 5 horas.


Para los trabajadores de tiempo completo, el gerente podría programar 3 trabajadores de tiempo completo para trabajar en turnos de 8 horas. El objetivo de la programación de empleados con WorkForce Software es satisfacer las demandas tanto de la organización como del empleado.


Escenario 2: Un proyecto de fabricación que requiere trabajadores con al menos 3 años de experiencia y certificaciones ASQ específicas:

WorkForce Software puede identificar trabajadores calificados para incluir en turnos y eliminar trabajadores que no cumplan con los requisitos mínimos, actuando como una red de seguridad para garantizar el cumplimiento de todos los procesos y procedimientos necesarios para evitar riesgos legales y multas.


El software también ayuda a habilitar una mayor flexibilidad con diferentes tipos de trabajadores y documentar sus turnos. Los empleados pueden ingresar su propio tiempo en el sistema, incluso bloquear su disponibilidad y anotar las horas trabajadas. Los gerentes pueden verificar los datos y usarlos para planificar la programación futura de los empleados. Esto es especialmente importante para los trabajadores temporales.


Escenario 3: Asociación de trabajadores más experimentados con nuevas contrataciones:

La programación de los empleados se puede modificar para lograr este equilibrio entre el personal experimentado y el inexperto. Si el objetivo es aumentar las ventas y la productividad, la programación de los empleados se puede crear en torno a trabajadores por turnos sin escritorio confiables y de alto rendimiento.


Si el objetivo es optimizar el gasto laboral y reducir aún más el espacio de oficina, la organización puede elegir la programación de los empleados en función de una combinación de su disponibilidad y necesidades comerciales.


Productividad, eficiencia y optimización


Algunas consideraciones claves para los gerentes al crear estrategias de programación de empleados para trabajadores por turnos sin escritorio implican ser: flexibles, predecibles y accesibles. Estos trabajadores necesitan herramientas de programación de empleados que les ayuden a planificar su equilibrio entre el trabajo y la vida y tener acceso a los datos de sus empleados.


Los empleados deben saber que su disponibilidad y solicitudes de tiempo libre se reconocerán y se tendrán en cuenta en el proceso de programación de los empleados cada semana. Cuando los empleados sienten que los empleadores responden a sus necesidades, es probable que estén más comprometidos, sean más productivos y leales a su organización.


Las capacidades de programación de WorkForce Software brindan la flexibilidad que los empleados esperan con la cobertura que los empleadores desean, lo que incluye:

  • Brinda a los empleados acceso visual a sus horarios, mostrando claramente cuándo se espera que trabajen. Puede mostrar horarios semanales, quincenales e incluso mensuales. Una vez que se ha ingresado la programación de los empleados, los gerentes pueden usar la información del turno anterior para crear turnos futuros. Saber cuándo trabajarán ayuda a los empleados a planificar sus vidas en torno a sus horarios de trabajo, lo cual es crucial para un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.

  • Accesibilidad desde una computadora de escritorio, teléfono o cualquier dispositivo con conexión a Internet. Los empleados pueden revisar sus horarios, anotar cambios, actualizaciones e incluso reclamar horarios disponibles. Pueden revisar turnos anteriores y confirmar cualquier información ya ingresada.

  • Brinda a los gerentes los medios y la tecnología para administrar de manera inteligente el proceso, a menudo abrumador, de la programación de los empleados. El software ayuda con la gestión de turnos y la planificación de solicitudes de tiempo libre de manera precisa y eficiente.

Apoye a diferentes equipos y fortalezca la experiencia de los empleados

Con todos estos beneficios, WorkForce Software ofrece las herramientas que los gerentes necesitan para brindar flexibilidad en la programación de los empleados mientras ayudan a satisfacer las necesidades de los empleados y los empleadores. Diseñado para gerentes que desean crear, adaptar y monitorear de manera fácil y rápida los horarios de los empleados mientras brindan a los trabajadores más flexibilidad y control.


Potentes funciones de recopilación de datos, facilidad de comunicación, conocimiento del cumplimiento y enfoque en la satisfacción de los empleados: aprenda lo que puede hacer por su organización hoy.


Fuente original del blog: Realizado por nuestro partner WorkForce Software, para ver la versión original ingrese a: https://www.workforcesoftware.com/blog/employee-scheduling-dated-mindsets-and-how-to-challenge-them/?utm_source=linkedin&utm_medium=organic&utm_campaign=2022_q2_organic_social&utm_content=type_blogs


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