Los académicos de Harvard Business School, ofrecen sus consejos sobre cómo los líderes pueden apoyar a su equipo, mantener el bienestar de los empleados y garantizar que la productividad no se vea afectada por la crisis del COVID-19.
La mayoría de las personas están trabajando de forma remota por primera vez. Muchos de nosotros hemos experimentado una videoconferencia interrumpida por perros que ladran o niños hambrientos que demandan refrigerios. Todos entendemos, por supuesto, también lo estamos viviendo.
Bienvenido al nuevo mundo del trabajo remoto, estilo pandemia.
Antes de que llegara el coronavirus, el 5.2 por ciento de los empleados de los EE. UU. Reportaron teletrabajo la mayor parte del tiempo, mientras que el 43 por ciento trabajaba desde casa al menos parte del tiempo. Ahora, con los lugares de trabajo de encubrimiento pandémico, esa cifra se ha disparado a nivel mundial.
Pero el trabajo remoto durante este tiempo extraño ciertamente no es el negocio habitual, incluso para los veteranos que trabajan desde casa. Si bien se aplican algunas de las reglas típicas de trabajo remoto, otras no. Los líderes empresariales necesitan un nuevo plan de juego.
Pedimos a los profesores de Harvard Business School que brinden consejos prácticos para administrar el trabajo remoto a gran escala y a largo plazo en un momento en que muchos empleados no solo se distraen por la conmoción en sus hogares, sino que se ven sacudidos por la crisis que se desarrolla fuera de sus puertas. Indicaron las siguientes 10 recomendaciones en que los líderes pueden apoyar a los empleados que trabajan de forma remota durante un tiempo sin precedentes e incierto.
1. Comunícate claramente y sé decisivo
Los líderes empresariales ya han tenido que tomar decisiones difíciles, como cerrar oficinas o eliminar viajes, pero ahora deben expresar en términos en blanco y negro, cómo las prioridades de trabajo de los empleados deberían cambiar como resultado de estas interrupciones comerciales.
Si ciertas tareas no esenciales son demasiado difíciles de realizar desde casa, sáquelas de la mesa o al menos póngalas en un segundo plano por ahora, y deje que los trabajadores sepan qué proyectos deben priorizarse, dice Julia Austin, profesora principal de HBS. proporciona coaching de liderazgo a empresas.
"Si bien ahora es el momento de fomentar la confianza y delegar, no desea que las personas debatan sobre si deberían o no deberían hacer un proyecto importante. Todo ese tiempo cuestionar qué hacer tendrá un impacto en la productividad ”, dice Austin. "Los gerentes deben hacer un llamado a las prioridades de alto nivel, para que los empleados puedan concentrarse en su mejor trabajo".
En un momento en que muchos líderes empresariales no pueden reunir a su personal en la misma sala, deben "presentarse" en videoconferencia o por correo electrónico para actualizar a los trabajadores regularmente, sobre cómo sus empresas están girando para superar esta crisis y proteger a los empleados, dice el profesor de HBS Tsedal Neeley.
"Es posible que no puedan tranquilizar completamente a los trabajadores sobre lo que sucederá mañana, pero pueden dar una idea del panorama general desde su perspectiva", indica Tsedal Neeley.
2. Liderar con el ejemplo
Los gerentes deben modelar el comportamiento que desean ver en los demás. Si dicen que los empleados pueden salir de la oficina o evitar viajar, pero el gerente sigue apareciendo en el lugar de trabajo y sale a la carretera, los trabajadores pueden sentirse culpables por quedarse.
"Los líderes subestiman cuánto reflejan a sus empleados todo lo que realizan", dice Austin. “La hipocresía los degrada. Los empleados no solo quieren que se les diga qué hacer, sino que quieren que sus gerentes cumplan con todo lo que están diciendo".
3. Sea extra flexible
La belleza del trabajo remoto clásico para los empleados, es preparar el almuerzo, sacar la ropa de la lavadora o comenzar la cena, todo mientras hacen más trabajo evitando reuniones innecesarias en la oficina y viajes enredados.
Pero en este momento, con oficinas, escuelas y guarderías cerradas, esos beneficios de tiempo de su lado se han evaporado. Para muchos trabajadores remotos que ya no tienen la casa para ellos y están luchando con el tremendo desafío de centrarse en el trabajo, mientras, se equilibran con las demandas de los miembros de la familia.
Por esta razón, en este período se requiere una nueva frontera de flexibilidad, dicen los profesores. Los gerentes deben preguntar a los empleados qué desafíos enfrentan y permitirles a los trabajadores la libertad de elegir sus mejores períodos de tiempo para realizar el trabajo, ya sea al amanecer, a altas horas de la noche o en turnos de dos horas con descansos durante el día.
"Los gerentes deben ceder ante la experiencia y el conocimiento de sus subordinados y dejarlos decidir los mejores momentos y formas para que trabajen en este momento", expresa Neeley.
Si el equipo está trabajando en un proyecto que requiere mucho tiempo, una opción es preguntar a los empleados sobre su disponibilidad, para que todos sepan que no deben esperar una respuesta inmediata durante ciertos períodos del día. Y, si un gerente comienza a enviar correos electrónicos los domingos por la mañana, porque ese es su mejor momento para trabajar, debe dejar en claro que sus subordinados no necesitan responder hasta el lunes.
"Los empleadores deben comprender el cambio fundamental en la vida de los empleados y reconocer que tienen que alterar radicalmente sus expectativas laborales".
4. Ajuste las expectativas laborales
Según los aportes de los empleados, los gerentes pueden evaluar la carga de trabajo y la capacidad de cada empleado para manejar el trabajo dadas las circunstancias actuales y cambiar los proyectos según sea necesario, indica Austin.
Incluso podría ser apropiado para los empleadores reducir las cargas de trabajo por ahora y reevaluar cuándo las horas de trabajo deberían volver a la normalidad, dice Lakshmi Ramarajan, la profesora asociada de administración de empresas Anna Spangler Nelson y Thomas C. Nelson.
Su investigación sugiere que las expectativas del empleador pueden crear conflictos entre las identidades personales y profesionales de los empleados, disminuyendo su desempeño y compromiso.
"Los empleadores deben comprender el cambio fundamental en la vida de los empleados y reconocer que tienen que alterar radicalmente sus expectativas de trabajo hasta que esta crisis termine", dice Ramarajan. "Un empleado con niños pequeños en casa, o alguien que cuida a parientes mayores, o un trabajador que necesita enfocarse en su propia salud física y mental como resultado de la situación no podrá hacer una semana laboral de 40 horas".
Wikimedia, la organización sin fines de lucro detrás de Wikipedia, le dice al personal y a los contratistas que pueden trabajar 20 horas a la semana y aún así recibir 40. "El trabajo no es lo único en la mente de las personas en este momento. Sus familias, sus facturas, el cuidado de niños y el cierre de escuelas, la economía ... todos estamos tratando de manejar mucho ", escribió la directora ejecutiva Katherine Maher. "No es razonable ni realista esperar que alguien esté completamente presente, ocho horas al día, cuando tienen un niño de tres años con lápices de colores dibujando en la pared, o un padre anciano que necesita ayuda para subir las escaleras".
Por otro lado, algunos empleados están trabajando más de lo habitual ahora, en parte para demostrar que todavía se están desconectando cuando no pueden ser vistos. "Existe esta presión para decirle a su supervisor:" ¡Sí, estoy aquí! "Al estar súper disponible a todas horas", dice Austin.
Los gerentes deben disuadir a los trabajadores de ser "héroes", dice Austin. "Si un empleado está haciendo manivelas en casa porque es bueno en eso, pero sus colegas están luchando, no empieces a asignarle todo el trabajo", dice ella. "Los gerentes deben ser pacientes y dar tiempo a las personas para que se pongan al día, para que no se agregue presión al plato de nadie".
5. Repensar reuniones
Los gerentes deben comprender que algunos empleados no pueden hacer reuniones telefónicas o en línea consecutivas durante todo el día. "La gente todavía pasa demasiado tiempo en las reuniones, a pesar de que nuestro trabajo y nuestras vidas han cambiado significativamente", dice Austin.
Si su oficina tiene una cultura de reuniones pesadas normalmente, considere reducir el número total y la duración de las reuniones, dice Austin. ¿Podría reducir una reunión que generalmente duraba una hora en la oficina a una reunión de 30 minutos en Zoom si el líder de la reunión se apega a una agenda clara?
Una de las formas más simples de recortar reuniones es pasar al correo electrónico, a Slack y a otras herramientas basadas en la escritura para compartir información y recopilar ideas. Convoque reuniones solo para la toma de decisiones, indica Austin, quien ha escrito sobre cómo dominar las reuniones del equipo.
Al mismo tiempo, Neeley señala que para algunas organizaciones, puede ser necesario un contacto adicional con el personal y más comunicación basada en reuniones ahora, particularmente en los primeros días de adaptarse al mundo laboral remoto. La investigación muestra que la conversación informal beneficia a los empleados remotos, por lo que aconseja a los gerentes que dediquen tiempo durante las llamadas de la reunión a conectarse con el personal a nivel personal, por ejemplo, preguntando cómo están resistiendo todos.
"Puede ser más difícil prestar atención a una larga reunión en línea frente a cara a cara".
Posteriormente, los gerentes deben articular los resultados clave de la reunión utilizando otros medios como el correo electrónico. "Puede ser más difícil prestar atención a una larga reunión en línea versus cara a cara, por lo que alguna forma de comunicación redundante sería útil para que las cosas no se escapen", indica Neeley.
6. Pasar a más trabajo asincrónico
Dada la interrupción del día laboral de 9 a 5, los empleadores deberían disminuir el trabajo "sincrónico" que los empleados realizan simultáneamente y aumentar el "trabajo asincrónico" que los trabajadores pueden hacer en su propio tiempo en un documento de Google, Slack o correo electrónico, dice Prithwiraj Choudhury , cuya investigación muestra que las empresas a menudo se benefician cuando los empleados trabajan de forma remota. Choudhury es profesor asociado de la familia Lumry en la Unidad de Gestión de Tecnología y Operaciones.
"La crisis acentúa lo que las empresas remotas ya entienden: que el trabajo no tiene que suceder al mismo tiempo", dice Choudhury. "Las personas pueden despertarse en diferentes zonas horarias y ciudades, abrir documentos y ponerse en marcha".
Los nuevos en el trabajo remoto también necesitan cambiar su mentalidad acerca de qué tan rápido esperar respuestas y aprender a practicar la paciencia. Si publica un mensaje en Slack, confíe en que las personas serán responsables y lleguen a él cuando puedan", dice. "No está de más tirar tu pregunta al agua profunda y oscura y esperar unas horas. Todos aprenderemos que las cosas no tienen que suceder en este instante. Esta es la nueva norma que debe suceder ”.
7. Acepte que la productividad probablemente sufrirá
La investigación de Choudhury muestra que la productividad a menudo aumenta con el trabajo remoto. Pero ahora, con trabajadores que nunca han operado de esta manera, luchando para ponerse al día mientras lidian con otras distracciones. Este período no es la mejor prueba de fuego para medir la productividad del trabajo remoto, expresa Choudhury.
De hecho, las compañías pueden necesitar enfrentar la dura verdad de que la productividad podría sufrir al menos 10 a 20 por ciento en el corto plazo, dice Austin. “Tengo un cliente que colgó una sábana en su sótano porque era la única forma en que podía esconderse de sus hijos. Y sus hijos todavía le entregaban notas debajo de la sábana durante nuestra llamada. Con eso sucediendo en todas partes, la productividad seguramente sufrirá".
Ramarajan indica que los líderes empresariales deben enviar este mensaje: lo entendemos, esto no es fácil. Cuídate a ti mismo y a tus familias primero. Los empleadores también deben asegurarles que no serán penalizados si la productividad cae, siempre que sea posible. Esto generará un mayor compromiso a largo plazo con las organización.
8. Centrarse en los resultados en lugar de supervisar las actividades
Los supervisores que carecen de experiencia en la gestión de trabajadores remotos pueden tratar de vigilar de cerca a los empleados, pidiéndoles que mantengan sus cámaras web encendidas todo el día o alertar a los gerentes cuando toman descansos rápidos. O pueden enviar correos electrónicos a las 4:45 p.m. para probar si los trabajadores todavía están en línea. Neeley expresa: "La crisis acentúa lo que las empresas remotas ya entienden: que el trabajo no tiene que suceder al mismo tiempo".
Una advertencia: si bien la mayoría de los trabajadores prosperan con un enfoque de no intervención, la investigación de Choudhury sugiere que los trabajadores junior que son nuevos en una empresa pueden necesitar supervisión y orientación adicionales mientras trabajan de forma remota.
Pero en general, en lugar de monitorear cada movimiento que hacen los empleados, las empresas deberían establecer objetivos de trabajo y medir la productividad individual en función de la producción."Si estás en un equipo de una empresa tradicional, una medida imperfecta de productividad se presenta a trabajar todos los días", indica Choudhury. "Ahora las empresas no ven a sus trabajadores, por lo que la prioridad inmediata debe ser hacer que la productividad sea más objetiva y medible para la persona, de modo que no se preocupe que las personas sean independientes".
9. Tómese el tiempo para empatizar
Es un momento terrible e incierto, y los gerentes deben reconocer lo obvio. Después de todo, los empleados están preocupados no solo por mantener sus trabajos y cómo les está yendo a su negocio, sino también por el bienestar de sus familias y amigos, sus finanzas personales e incluso la logística de ir al supermercado.
Los gerentes pueden querer darles a los empleados espacio para hablar entre ellos, ofrecer apoyo y escuchar. "Ahora, más que nunca, los equipos necesitan empatía y sentir que todos están sufriendo juntos", indica Austin. “Todos están lidiando con una crisis que es muy real. Los gerentes deben mostrar sus vulnerabilidades diciendo: "Todos sentimos esto". Después del 11 de septiembre, llorar con mis compañeros de trabajo fue uno de los momentos más transformadores de mi carrera. Los equipos de trabajo pueden unirse en esta crisis actual ".
10. Deje que los trabajadores se desahoguen
Dado que muchos empleados se sienten ansiosos y aislados, las empresas pueden organizar eventos sociales opcionales de asistencia en línea: coffee breaks, almuerzos, happy hours, clases de cocina y manualidades, espectáculos de talentos e incluso sesiones de encuentro con las mascotas.
Sabiendo que los trabajadores seguramente sentirán un poco de fatiga en la pantalla en estos días, los líderes empresariales deberían alentar a los empleados a tomar descansos, siestas y caminatas entre las llamadas de trabajo.
"Un gerente puede decir:" Son las 3 p.m. y ha sido una semana difícil. Tómate el resto de la tarde y pasa tiempo con tus seres queridos. Expresa Neeley.
Si bien este período de trabajo remoto no es normal, dice Choudhury, el lado positivo es que muchos líderes empresariales que durante mucho tiempo se han resistido a la idea del trabajo remoto pueden abrir los ojos por primera vez a sus beneficios, incluidos los trabajadores más felices, menos necesidad de espacio de oficina y, para algunos, un posible aumento en la productividad a largo plazo, una vez que el virus se estabilice.
"Ahora que ha abierto la puerta a la adopción de una cultura laboral remota, puede ser difícil regresar", dice Austin. "Mi predicción es que habrá una mayor demanda de soluciones de software más amigables con los remotos y más trabajadores que buscan roles remotos".
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Fuente original del artículo: https://www.weforum.org/agenda/2020/04/coronavirus-covid19-pandemic-leadership-working-remotely-business/