Time Tracking: Cómo mejorar la productividad y eficiencia de sus empleados por turnos

Implemente Time Tracking de WorkForce Software con Grupo PHR, para mejorar el compromiso de los empleados, incrementando la productividad y eficiencia.


En las últimas dos décadas, hemos presenciado un cambio significativo en la forma en que las empresas se relacionan con su fuerza laboral. Los avances en el software analítico y la tecnología del seguimiento del tiempo, han permitido a las organizaciones recopilar una gran cantidad de datos, destacando el vínculo entre el bienestar de los empleados y resultados comerciales exitosos.


Ha habido un cambio colectivo de enfoque al pensar en los empleados de manera integral, para crear mejores experiencias para los trabajadores. Lo que ha surgido de todo esto, es la noción simple pero importante de que un empleado comprometido es productivo.


La investigación de Gallup (estudia el desempeño de 35 millones de trabajadores de diferentes roles) ha descubierto una relación de causa y efecto, específicamente entre el compromiso de los trabajadores y la productividad. Además, encontraron que el bajo compromiso de los empleados afecta el resultado final, en donde las organizaciones pueden perder hasta el 18 % del salario anual de dicho trabajador. Considere la suma de esto para miles de trabajadores y pérdidas financieras.


La diferencia entre trabajadores comprometidos y no comprometidos es enorme, especialmente cuando se trata de trabajadores por turnos, los cuales representan más del 80% de la fuerza laboral. Estos trabajadores en particular, encuentran muchos obstáculos que restringen su nivel de compromiso en sus roles. Muchos de estos problemas se centran en la gestión ineficaz del tiempo, seguimiento del tiempo, planificación y decisiones deficientes basadas en datos limitados. Abordar estos problemas es en gran medida, una cuestión de utilizar la tecnología adecuada.


Mejore la autonomía con la tecnología

En un mundo cada vez más digitalizado, los trabajadores por turnos necesitan herramientas modernas para optimizar los flujos de trabajo y mantener el ritmo, ayudándolos a lograr una mejor experiencia laboral, que no los sobrecargue ni abrume. También necesitan tecnología que les brinde más autonomía e independencia en sus roles, lo que les ayuda a aumentar su confianza de una tarea.


El uso de tecnología de gestión del tiempo relevante para la industria, trae consigo numerosos beneficios para los empleados, como los siguientes:


Seguridad mejorada

La asignación de tiempo garantiza que se proporcione tiempo suficiente para completar un trabajo, evitando un trabajo apresurado. Los horarios de los trabajadores optimizados a través de la tecnología inteligente de seguimiento del tiempo, pueden asignar mejor el tiempo para cada tarea. Además, los trabajadores pueden usar fácilmente dicha tecnología para controlar el tiempo que se tardan normalmente en completar una tarea y compararlo con su asignación, de esta manera ver si es viable o abordarlo en caso contrario.


Comunicación mejorada

La tecnología de seguimiento del tiempo que integra canales de comunicación centralizados, ahorra tiempo a la empresa y elimina errores. Ser capaz de comunicarse a través de una interfaz compatible con dispositivos móviles y trascender los silos de la empresa al hablar y desarrollar relaciones con colegas en varios niveles de la empresa. Puede ayudar a los trabajadores por turno, a obtener rápidamente la información que necesitan para completar una tarea de manera efectiva. Eliminando la carga de comunicación sobre los hombros de la gerencia, lo que resulta en más autonomía para el empleado.


Programación flexible

La tecnología de la gestión del tiempo optimizada, brinda a los gerentes y trabajadores más flexibilidad en la programación de turnos. Puede filtrar rápidamente los datos de todos los turnos de los trabajadores y presentarlos en imágenes, que facilitan a los gerentes intercambiar turnos y ver si las solicitudes de turnos de los trabajadores son factibles.


Para muchos empleados, poder ver una descripción general organizada de los turnos de sus compañeros de trabajo, así como, el funcionamiento de todo el sistema en una plataforma centralizada, puede ayudarlos a detectar los momentos oportunos para los cambios de turno.


Estos beneficios ilustran cómo la tecnología de seguimiento del tiempo, puede brindar a los trabajadores más independencia y cómo puede ayudarlos a tomar más iniciativas. Sin embargo, incluso con tales beneficios, los trabajadores por turnos permanecen al margen de la tecnológica. Según la encuesta sobre el estado de la tecnología para la fuerza laboral por turno, el 65 % de los trabajadores dijeron que no se les había proporcionado tecnología adicional para completar sus trabajos. Esto parece una oportunidad perdida frente a una fuerza laboral millennial, que ha crecido principalmente comunicándose y aprendiendo a través de la tecnología.


Trabajadores comprometidos

Al elegir una tecnología de gestión del tiempo que sea atractiva con probabilidades de obtener resultados productivos, tenga en cuenta lo siguiente:


  • Aprovechar el software centrado en dispositivos móviles para garantizar que haya listas de verificación operativas de fácil acceso a mano, e información sobre capacitación, ajustes de horarios, hojas de pago y recursos de conocimiento al alcance de los trabajadores.

  • Ser capaz de comunicarse sin esfuerzo y romper las jerarquías organizacionales, compartiendo información entre rangos y compañeros de trabajo.

  • Permitir una mayor independencia y empoderar a la gerencia con herramientas de autocapacitación y monitoreo del desempeño personal.

  • Brindar a los líderes la capacidad de mantener siempre informados a todos los miembros del equipo, con mínimas demoras o barreras físicas.

  • Encontrar una plataforma que fomente una cultura colaborativa dentro y fuera del entorno de producción.

  • Ser capaz de identificar fácilmente a los trabajadores que se adaptan idealmente a las oportunidades de capacitación cruzada, mientras aumenta la confianza.

Comunicación optimizada

En la vida de los trabajadores por turnos, hay cambios constantes en los procedimientos, protocolos y cumplimiento. Idealmente, estos cambios deben ser comunicados de manera directa y transparente desde el liderazgo, de manera clara y concisa.


Según SHRM, el 41% de los trabajadores estadounidenses sienten que las habilidades que sus líderes y gerentes podrían mejorar, son la comunicación efectiva.


Las estructuras de comunicación tradicionales y escalonadas han sido la solución para facilitar el flujo de información de ida y vuelta desde el liderazgo superior hasta los trabajadores de primera línea, pero esto no está exento de desafíos y dificultades de comunicación. Cualquier falla en la red por niveles de la organización, puede tener un impacto severo en el negocio y en el compromiso de los empleados. Esto incluye acusaciones innecesarias e improductivas, que dañan las relaciones y contaminan la vida laboral cotidiana con efectos negativos de largo alcance en la productividad.


Una plataforma que brinde a todos los empleados una voz y una oportunidad justa de que se escuche una opinión, es clave para mejorar las experiencias de los empleados y hacer que los empleados se sientan valorados y apreciados. Las soluciones modernas de tecnología de seguimiento del tiempo, son optimizadas para dispositivos móviles que tienen canales de comunicación integrados y centralizados para facilitar la comunicación de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba y de trabajador a trabajador.


Sin embargo, más allá del flujo efectivo de información, tales soluciones también deben facilitar un nivel profundo de compromiso con los mensajes transmitidos por el liderazgo, para que resuene y se ejecute de manera oportuna y efectiva.


Teniendo en cuenta que los empleados por turnos no siempre están supervisados ​​directamente por la gerencia, cualquier mensaje enviado por el equipo de liderazgo debe ser coherente, de modo que toda la organización transmita ese mensaje como un frente unificado a las entidades externas. En cuanto a la tecnología, los responsables en la toma de decisiones deben obtener un software que les permita compartir información a través de diversos formatos, como: videos, presentaciones de diapositivas o cuestionarios de conocimientos.


Bienestar de los empleados

Si desea retener al personal y no tener costos adicionales de capacitar a nuevos trabajadores, tome en serio su bienestar. ¡Un empleado bien cuidado es un empleado productivo!


Pero, ¿cómo vela una organización por el bienestar de miles de trabajadores por turnos? Hay muchas formas, pero quizás una de las formas más simples y efectivas, es administrar sus turnos; asegurándose de que no se encuentren constantemente con horas extras. Con las herramientas inteligentes de seguimiento del tiempo, los gerentes reciben alertas automáticas antes de que las horas extra comiencen a inclinarse hacia el rojo.


El valor de la vida personal y laboral equilibrada, no puede pasarse por alto a la hora de mantener a los trabajadores en un óptimo metal y físico. Los empleados que sienten que son valorados y que no están sobrecargados de trabajo. Tienen menos días de vacaciones no planificadas y es más probable que sientan una sensación de lealtad hacia la empresa para la que trabajan, proyectando una imagen positiva hacia los demás.


Tal equilibrio se puede lograr fácilmente con un software de seguimiento del tiempo preciso, que brinda una vista en tiempo real de todos los turnos de los trabajadores, lo que permite a los empleados y gerentes tomar decisiones más rápidas, cuando se trata de solicitudes de turnos.


El dinero no siempre es el único incentivo para que los trabajadores sean más productivos, y esto es especialmente cierto para los millennials. Dar a estos trabajadores más flexibilidad, puede contribuir en gran medida a mejorar su productividad y satisfacción laboral. Según un estudio de Quinyx de jóvenes trabajadores por turnos, el 39% indica que preferiría tener un horario flexible que un salario más alto.


La investigación de Yahoo Finance revela que el 43 % de los trabajadores se sintieron presionados para tomar turnos que no querían y el 37 % pensó que solicitar un cambio de horario, sería visto de manera negativa por su gerencia.


La implementación del software y las expectativas de la empresa, claramente deben trabajar de la mano para maximizar la productividad.


Simplifique la gestión moderna de la fuerza laboral

En un estudio realizado por Emergence, el 70% de los trabajadores por turnos encuestados informaron que la implementación de tecnología les ayudaría a hacer mejor su trabajo. Ya sea que los gerentes o líderes estén o no de acuerdo en que más tecnología ayudaría, la evidencia creciente apunta al hecho de que la tecnología es el mejor camino a seguir para los trabajadores por turnos en entornos cada vez más exigentes.


Para mantenerse al día y mejorar la experiencia de los empleados por turnos (evitando el desgaste), el software de seguimiento del tiempo debe capturar mentalidad de la fuerza laboral millennial y tener las características adecuadas para la industria en la que se encuentra.


La oportunidad de mejorar su proceso de seguimiento del tiempo y deleitar a sus empleados le espera. Obtenga más información sobre las soluciones de tiempo y asistencia que ofrece WorkForce Software para ayudar a su organización a adaptarse a las necesidades que cambian rápidamente con facilidad, para que pueda concentrarse en lo que más importa: su negocio y su gente.


Fuente original del blog: Realizado por nuestro partner WorkForce Software, para ver la versión original ingrese a:

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